E-Rechnung 2027

Ende Übergangsfrist

Zum 31.12.2026 endet die für alle Unternehmen geltende Übergangsfrist für die Ausstellungs- und Übermittlungspflicht von E-Rechnungen. Nur Unternehmen mit einem Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr von bis zu € 800.000,00 können für bis Jahresende 2027 ausgeführte Umsätze Rechnungen weiterhin auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format ausstellen (§ 27 Abs. 39 Satz 1 Nr. 1., Nr. 2 UStG). Das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) kann ebenfalls noch bis zum Ablauf des Jahres 2027 genutzt werden.

Anzumerken ist, dass die Übergangsregelungen ausschließlich die Rechnungsausstellung betreffen. Alle Unternehmerinnen bzw. Unternehmer, einschließlich Kleinunternehmer, müssen bereits seit dem 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen, lesbar machen, verarbeiten und archivieren können.

Notwendige Umstellungsschritte

Umstellungsarbeiten auf E-Rechnung sind stets bereichsübergreifend zu organisieren. Zunächst sind die betroffenen Ausgangs- und Eingangsrechnungsprozesse, Kunden- und Lieferantenbeziehungen zu analysieren. Unternehmer, die bereits zum Jahreswechsel von der Ausstellungspflicht betroffen sind, müssen noch bis Jahresende sämtliche inländische B2B-Umsätze, Reverse-Charge-Fälle, Dauerschuldverhältnisse, Anzahlungen, Schlussrechnungen sowie Gutschriften und Rechnungskorrekturen auf Umstellungspflicht prüfen. Andere sollten sich dies spätestens für das erste Halbjahr 2027 terminieren.

Software

Für die praktische Durchführung muss eine geeignete Softwarelösung ausgewählt werden. Die Systeme und Schnittstellen sind auf maschinell verarbeitbare Formate nach EN 16931 auszurichten. Zur Gewährleistung vollständiger Umsatzsteueranmeldungen sollte eine führende Datenquelle festgelegt werden.

Dadurch wird verhindert, dass mehrere Anmeldungen aus abweichenden Daten erstellt werden. Bezüglich der digitalen Archivierung ist zu beachten, dass das ausgewählte System den strukturierten Teil der E-Rechnung in seiner ursprünglichen und unveränderten Form speichern muss. Nach § 14b Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) muss ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufbewahrt werden. Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit müssen gewährleistet sein (§ 14 Abs. 3 UStG).

Zuständigkeit

Intern ist abzuklären, wer das entsprechende Ausgangs- und Empfangspostfach für E-Rechnungen überwacht, Funktionen prüft, die notwendigen Freigabeprozesse vornehmen darf und wer sich um fehlerhafte oder nicht lesbare Daten kümmert.

Stand: 27. Oktober 2026